Elke dag vijf minuten: energieke werkvorm voor teams (juist op afstand)

Wat is het?

Elke dag vijf minuten is een energieke werkvorm voor teams en groepen. Juist wanneer je op afstand samenwerkt is het belangrijk om in verbinding te blijven. En om de synergie van een team volledig tot zijn recht te laten komen.

In onderstaande blog voor Management Impact leggen we je uit hoe je dit meteen kunt toepassen in je werk en wat de achtergrond is bij deze werkvorm.

 

Hoe blijf je als team ook op afstand in verbinding en goed presteren?

De eerste coronagolf liet zien dat we ons snel en massaal konden aanpassen aan de veranderde omstandigheden. Vanuit huis werken werd de norm. Wat in de decennia daarvoor zo vaak en met wisselend succes geprobeerd was, lukte dus alsnog. Nu de tweede golf ons nog langer thuis houdt, dient zich een nieuwe vraag op: hoe blijf je als team ook op afstand in verbinding én goed presteren? Patrick Davidson ontwikkelde een kleine interventie die iedereen kan toepassen, juist in coronatijd: elke dag vijf minuten.

Natuurlijk kan thuiswerken veel voordelen bieden wanneer je een goede werkplek hebt kunnen creëren. “Meer autonoom werken en met meer focus”, hoor ik regelmatig van teams die we op afstand begeleiden bij vernieuwing. Herkenbaar. En het voorkomt veel reiskilometers wanneer je elkaar via Zoom ontmoet en niet op één dag fysiek van Haarlem naar Rotterdam, Delft en Den Haag hoeft. Wanneer je precies weet wat je wil, dan kan het heel handig zijn.

Geen koffie, geen high fives

Meetings veranderen natuurlijk wel wanneer ze online zijn. Geen gesprekje bij de koffiemachine. Geen gangenwerk. Geen schouderklopje of high five. Nee, we zien elkaar via een scherm. De techniek hebben de meeste mensen nu wel werkend gekregen. Zelfs die ene digibeet in het team weet nu hoe je mute-knop aan en uit zet.

Maar het gevoel wil ook wat. Hoe blijf je als team op afstand in verbinding? Het antwoord is simpel: door elke dag even kort contact te hebben. Dat kon al voor corona en is met dank aan de vele tools eigenlijk alleen maar makkelijker geworden. Via de werkvorm die ik hieronder toelicht kun je heel gericht met elkaar bijpraten over voortgang, hindernissen, twijfels en welke actie nodig is. Het is een werkvorm die ervoor zorgt dat je verbonden blijft én gericht op de prestatie die je wil neerzetten als teamlid en team.

Opeens waren er grenzen

Voordat ik je uitleg hoe deze simpele werkvorm werkt, neem ik je mee naar de achtergrond. Ruim tien jaar geleden werd ik vader. Een prachtige periode die veel energie gaf. Maar ook een periode waarin ik mijn grenzen ontdekte. En opnieuw moest bedenken hoe ik het verschil kon maken voor mijn collega’s en de klant. Het begon dus met de ontdekking dat ik niet fysiek op drie plekken tegelijk kon zijn. Nu zul je denken, dat is logisch. Niemand kan op meer dan één plek tegelijk zijn. Maar ik moest er kennelijk eerst tegenaan lopen. Probleem was namelijk dat we voor onze opdrachtgever op drie plaatsen tegelijkertijd het wiel wilden uitvinden. De nood was hoog. Voor de klant was het echt erop of eronder. En ik dacht dat ik overal bij moest zijn.

Hoe blijf je ook op afstand in verbinding en goed presteren?

Een nieuw ritme

Die noodzaak leidde tot een oplossing die uiterst effectief bleek. Sparren met collega Jacques zette me op het spoor om mijn eigen gedrag onder de loep te nemen. Ik koos ervoor om voor mezelf het reizen te beperken. En tegelijkertijd meer ruimte te geven aan de projectmanagers die ik aanstuurde. We ontwikkelden samen een nieuw ritme waardoor ik toch elke dag precies wist hoe het ervoor stond. Daardoor kon ik loslaten. En een ritme waardoor mijn mensen zich meer eigenaar voelden. Bovendien hadden ze een sterke hulplijn in mij.

Elke dag belde ik vijf minuten met elke projectmanager. En die vijf minuten, langer duurde het niet, liepen volgens een strak plan. Zo had ik in een half uur, ik had inderdaad zes projecten te managen en dat was vier teveel voor mijn skillset zoals je inmiddels weet, genoeg om iedereen te spreken.

Vaste structuur, vaste duur

Elk gesprekje van vijf minuten kende drie onderdelen, zoals je ziet in het canvas (click hier om het canvas te downloaden):

  1. Check-in: hoe gaat het?
  2. Inzoomen op een onderwerp dat je bezig houdt
  3. Check-out: wat ga jij doen en hoe kan ik je helpen?

De Check-in is belangrijk want die zet de toon. Je vraagt letterlijk: duim omhoog of duim omlaag? Vervolgens zoomt degene die het gesprek heeft gepland (projectleider, coachee) in op de door hem/haar gekozen onderwerpen. Niet teveel onderwerpen want je wil inzoomen. En je hebt maar vijf minuten. Bovendien spreek je elkaar morgen ook weer. Dan de check-out: tot slot benoemt de projectleider of coachee wat hij/zij gaat doen. En hoe jij daarbij kan helpen. Dit zorgt ervoor dat het eigenaarschap op de juiste plek blijft.

Op afstand kun je ook in verbinding blijven

 

Elke dag 5 minuten canvas - uitleg

Elke dag 5 minuten canvas – uitleg

 

Meteen impact

Zelfdeterminatietheorie van Deci & Ryan

Zelfdeterminatietheorie van Deci & Ryan

Wat bleek? Door elke dag weer diezelfde structuur te hanteren, gingen de projectleiders veel meer hun eigen visie ontwikkelen. Ze wisten precies wat ik verwachtte, checkten elke dag even in, en werden zelf nu echt eigenaar van hun project. Het zorgde voor meer autonomie (projectleider werd meer eigenaar) én meer verbinding (we dachten samen na over oplossingen). De competenties (leren én leveren) van teamleden en team stonden centraal. Kortom, de Zelfdeterminatietheorie gaf ons energie voor progressie.

En zo kon ik toch nog elke dag in Drachten, Capelle, Apeldoorn en andere plekken zijn. Weliswaar niet fysiek maar ik was erbij. Het programma pakte enorm goed uit en het bedrijf transformeerde van structureel verlieslatend tot een winstgevende organisatie die zich tegenwoordig zelfs tv-commercials kan veroorloven.

Veel varianten

Het leuke is dat er ook onder de projectleiders weer nieuwe varianten en zelfs nieuwe werkvormen ontstonden. Zo bereidden we uitdagende momenten samen voor. Samen én op afstand. Het kan dus. Vanzelfsprekend kun je dit ook combineren met andere zaken (zie onderaan de tips om met meer positieve energie te werken), daarover schreef ik vorige week al (lees hier). Juist door te combineren kun je in die vijf minuten goed focussen.

Veel plezier met toepassen van dit format. Download het canvas (click hier) en pas het vooral aan waar je wil. Het kan dus in vijf minuten. Op deze manier kun je ook op afstand in verbinding blijven én presteren. Uiteraard hoor ik heel graag je ervaringen (mail naar patrick@betterday.nl) en lees ik graag hoe jij en je team in verbinding blijven en presteren.

Meer tips?

Vorige week kon je al lezen hoe je met meer positieve energie kunt werken. Meer over de tien tips hieronder lees je in de blog van vorige week (click hier):

  1. Stop met verheerlijken van overwerk. Vrije dagen en rust maken je productiever!
  2. Zorg voor een goede dagafsluiting en schakel uit.
  3. Haal de druk van de ketel: kijk ook regelmatig waar je mee kunt stoppen.
  4. Minder M&M’s: plan zelf minder meetings en ga bewuster om met je email.
  5. Neem je emoties serieus. Kijk goed waar je energie van krijgt en lekt.
  6. Ontwerp je eigen werkdag. Zet de kookwekker en plan ook je tussendoortjes zodat je grip krijgt. Je kunt zelfs een persoonlijke gebruiksaanwijzing
  7. Kijk naar je taalgebruik. Turf ‘willen’ en ‘moeten’ in het eerstvolgende overleg.
  8. Stop negativiteit, geen flauwe grappen meer.
  9. Blijf in beweging (wandelen).
  10. Blijf in verbinding, ook op afstand: elke dag 5 minuten.

Over Patrick Davidson

Patrick Davidson

Patrick Davidson is oprichter van betterday, een vernieuwend adviesbureau dat opdrachtgevers, zoals Heineken, Vodafone, Stedin en De Nederlandsche Bank, helpt bij vraagstukken als het ontwikkelen van een toekomstvisie, het vertalen van visie en strategie naar gerichte actie en het ontwikkelen van positieve teams. Zijn volgende boek, samen met Hans van der Loo gaat over teaming (“teamwork on the fly”). Daarvoor interviewde hij tientallen vernieuwende denkers en doeners uit wetenschap, topsport en bedrijfsleven. “Mensen die normaliter onderweg en dus minder goed bereikbaar zijn kon ik nu online interviewen via Zoom en Teams. Ik reisde nu alsnog via Manchester naar Parijs en New York, op één dag.”

Verder lezen?

In het boek Werkvuur (Boom Uitgevers, 2019) beschrijven Davidson en Van der Loo hoe energieke mensen en teams positieve impact maken. Voor een online inkijkexemplaar kijk je hier op businezz.nl.

Over Elke dag 5 minuten

Met de werkvorm ‘Elke dag 5 minuten’ (hier te downloaden) kun je heel gericht met elkaar bijpraten over voortgang, hindernissen, twijfels en welke actie nodig is. Het is een werkvorm die ervoor zorgt dat je verbonden blijft én gericht op de prestatie die je wil neerzetten als teamlid en team.

Nog meer praktische tips?

De tweeminutenregel - Uitstelgedrag aanpakken - Elke dag met meer positieve energie werken

De tweeminutenregel

Pomodoro-techniek - geconcentreerd werken- Elke dag met meer positieve energie werken

De Pomodoro-techniek

 

Recommended Posts