Zo houd je een team in beweging (Interview met Rini van Solingen)
Interview met Rini van Solingen (juni 2020) voor het boek Teaming, de nieuwe realiteit van samenwerken
Zo houd je een team in beweging
Het begint er volgens van Solingen mee dat teamleden zelf direct invloed en zicht hebben op ‘daar waar ze van zijn’. “De belangrijkste tool voor een team is een heldere definitie van succes. Zodat je als team in staat bent om autonoom te handelen en zelf je doel kunt nastreven.”
Van Solingen voelt de tijdgeest goed aan, getuige het lijstje bestsellers dat hij de afgelopen jaren schreef. Als deeltijdhoogleraar aan de Technische Universiteit Delft (Global Software Engineering) en consultant heeft hij van dichtbij gezien hoe organisaties omgaan met verandering.
Recent schreef hij over belangrijke onderwerpen als Agile werken, leidinggeven aan zelfsturende teams (De bijenherder), Scrum voor managers en extreme versnelling binnen organisaties (Formule X). Kortom, iemand die weet wat er veranderd is. De titel van het meest recente boek waarop zijn naam prijkt is Agile Transformeren.
Reden genoeg om hem te interviewen voor onze boekprojecten. Een gesprek over het belang van werken in teams, hoe je gericht kunt werken aan je doel maar ook hoe je modellen toepast.
Ingrediënt 1: definitie van succes
De energieke Rotterdammer spreekt zoals hij schrijft: enthousiast en vol met voorbeelden. Op de vraag ‘hoe krijg je een team in beweging?’ volgt meteen de respons uit de inleiding. Van Solingen deelt zijn expertise zichtbaar met plezier. “Het begint echt met een heldere definitie van succes. Sommigen noemen dat werken vanuit de bedoeling. Bij defensie spreken ze van ‘missiegedreven werken’. Maar het is allemaal hetzelfde: het gaat erom dat mensen autonoom willen werken. En dat je als team ziet of je goed bezig bent. Vervolgens meteen aanpassen wat niet werkt, zodat het beter gaat en je en passant leert.”
“Plannen is belangrijker dan het plan zelf”
Van Solingen denkt dat we de illusie van controle moeten loslaten. “De wereld verandert zo snel. Daarom zeg ik altijd dat het maken van plannen belangrijker is dan het plan zelf. Plannen als activiteit is nuttig maar vooral om je voor te bereiden. Wil je per sé een plan maken dat wel klopt, dan kun je dat het beste doen na afloop.”
Wil je per sé een plan maken dat wel klopt, dan kun je dat het beste doen na afloop.
Ingrediënt 2: autonoom werken
Nu verkrijgbaar: het boek ‘Teaming, de nieuwe realiteit van samenwerken’
Het gaat er bij plannen volgens Van Solingen om dat je goed nadenkt wat je kunt verwachten en wat je gaat doen. “Zodat je zelf beslissingen kunt nemen wanneer dat nodig is. Ik vind de brandweer een mooi voorbeeld. De brandweer is erop ingericht om snel uit te kunnen trekken wanneer nodig.” De vuurvechters weten vooraf niet ze niet wat ze zullen aantreffen maar weten precies wat ze moeten doen. En hoe de rollen zijn verdeeld. Van Solingen met een glimlach: “Het lijkt erop dat ze 99,9% van de tijd niet doen ‘waar ze van zijn’. Het is immers veel oefenen en sporten en maar weinig branden blussen. Als het erop aankomt dan zijn ze er klaar voor. Voor voetballers is dat 80% en in de top is dat maximaal 50%. Voor mensen in organisaties is het andersom. Die zijn juist 99% van de tijd bezig met hun werk maar die trainen weer bijna nooit gericht.”
Lean en Scrum hebben erbij geholpen om ook binnen organisaties te leren van wat je doet, stelt Rini. “Om er regelmatig even bij stil te staan en meteen aan te passen wat niet werkt. Al zie je ook wel dat mensen zich afvragen of ze die overlegmomenten – een retro of een daily – niet kunnen schrappen. Nee, natuurlijk niet! Dat is een essentieel moment. Dat is geen ‘waste’”.
De weg naar succes kun je niet afsnijden volgens Van Solingen. “Bij een Formule 1-team duurt de debrief, met alle medewerkers, zelfs langer dan de race. Daar staan presteren én leren centraal. En dus wordt elk detail besproken. Omdat daar het verschil tussen winst en verlies kan zitten. En omdat winst volgt uit collectief leren. De beste manier om te leren is door te leveren. Dan lever je de volgende keer namelijk nog beter. En op die manier zorgt een serie kleine verbeteringen voor de buitenwereld soms opeens voor een grote stap voorwaarts. Maar daar is dan heel veel energie in geïnvesteerd.”
“Bij een Formule 1-team duurt de debrief langer dan de race”
Ingrediënt 3: teams in beweging
Allard Kalff (Viaplay) over de wereldtitel van Max Verstappen en Red Bull Racing
Waar stabiliteit bij sportteams kan helpen om vaste patronen in te slijpen, is het volgens Van Solingen helemaal geen must bij Scrum-teams. Teams komen en gaan. Teams veranderen continu.
In de Scrum/Agile-wereld wordt dan ook meer en meer gesproken over reteaming. “Bij reteaming worden teams niet alleen snel geformeerd maar ook weer gewijzigd of zelfs ontbonden. Precies zoals Scrum (Zie kader ‘Over de mythe van stabiele teams’) ooit bedoeld was! Teams horen in beweging te blijven. Maar het waanidee, dat teams zo stabiel mogelijk moesten blijven, zorgde ervoor dat mensen zijn afgeweken van het concept zoals het bedoeld is.”
De toepassing van Scrum op grote schaal in de afgelopen jaren, juicht Van Solingen toe. Maar niet zonder kanttekeningen. “Zoals met veel concepten en modellen geldt dat ze op een gegeven moment niet meer worden toegepast zoals ze ooit bedoeld zijn. Amerikanen hebben daar een prachtige term voor. Ze spreken van het Silver Bullet Syndrome. Als je een concept niet integraal omarmt maar denkt dat je kunt ‘cherry picken’ uit onderdelen dan organiseer je je eigen teleurstelling. Dat is niet alleen jammer voor de betrokkenen maar ook niet eerlijk tegenover het concept, zo stelt Van Solingen. “Neem iemand die zegt door Scrum niet toe te komen aan zijn werk omdat hij door Scrum van meeting naar meeting gaat omdat hij in drie teams zit. Ja, dat is dus niet de bedoeling. Het is alsof je meerdere wedstrijden tegelijk speelt. Dat zie je een voetballer toch ook niet doen.
Het is dus belangrijk dat je begrijpt wat de essentie is van een model en hoe het je succes kan brengen. Daarom zeg ik altijd ‘All models are wrong. Some models are useful’. Geen enkel model is de oplossing voor alles.”
“All models are wrong. Some models are useful”
Van Solingen over de mythe van stabiele teams
Rini van Solingen: leidinggeven aan zelfsturende teams.
“Kunnen we iets verzinnen waardoor mensen als team heel snel kunnen samenwerken?” Die vraag, dat was de oorsprong van Scrum volgens Van Solingen. “Op deze vraag zat Jeff Sutherland te broeden. Hij wilde iets ontwikkelen waardoor teams snel zouden kunnen starten en meteen goed konden samenwerken.
Als je nu kijkt hoe sommige organisaties Scrum toepassen dan kun je daar vraagtekens bij zetten. Zo is het bij Scrum nooit de bedoeling geweest dat iemand in meer dan 1 Scrum-team opereert. Stel je voor, dat je dan alles dubbel doet. Naast je werk ook nog eens dubbele afstemming in de daily stand. Dat kan toch niet?
Als het belangrijk is dat het werk door jou gebeurt, dan moet je kijken of het in jouw Scrum-team past. Zoja, dan komt het werk naar jouw team. Een topsporter speelt toch ook maar in 1 team?”
Ingrediënt 4: samenstelling van je team
Reteaming is een boeiende ontwikkeling, zo erkent Van Solingen. “Het is echter niet makkelijk. Je kunt het alleen maar leren door te doen. Maar ik geloof dat reteaming heel belangrijk kan zijn de komende jaren. Door continu te kijken naar de samenstelling van een team, en deze ook daadwerkelijk aan te passen, voorkom je dat mensen en teams onderpresteren en overvraagd worden.”
“Voorkomen dat mensen en teams onderpresteren en overvraagd worden”
Het is volgens de Rotterdammer wel belangrijk dat je goed kijkt wat je wil bereiken en de juiste oplossing kiest voor elk probleem. “Als het probleem in een team bijvoorbeeld discipline is, dan is de oplossing niet om iemand over te plaatsen naar een ander team. Want dat krijgt het volgende team dat probleem cadeau. Je moet in dit geval gaan werken aan die discipline. Anders wordt ook dit concept een Silver Bullet….”
Over Rini van Solingen
Toolkit voor agile coaches en scrummasters
Rini van Solingen (prof. dr. ir.) is spreker, schrijver, docent en ondernemer. Hij is deeltijdhoogleraar Global Software Engineering aan de Technische Universiteit Delft. Daar leidt hij het onderzoek en onderwijs rond wereldwijd gedistribueerde softwareteams. Motto: ‘All models are wrong. Some models are useful’. Voor een overzicht van zijn boeken kijk je hier.
Nog meer interviews uit deze serie lezen?
We interviewden voor ons volgende boek onder meer vernieuwende denkers als Jeff Sutherland (Scrum), Guido Stompff (Design Thinking), Rini van Solingen (Agile), Willy Wijnands (eduScrum) en performance coaches uit topsport (Marijn Beuker van voetbalclub AZ, Armand Salomons van Feyenoord Basketbal, Damian Hughes van het Schotse Rugby Team, Marc Lammers, voormalig bondscoach van het Nederlands Dameshockeyteam e.v.a.). Verder interviews met de grand old lady van teamcoaching Marijke Lingsma e.v.a.
De series interviews was een belangrijke inspiratiebron voor het boek Teaming, de nieuwe realiteit van samenwerken.
Lees ook onze interviews met…
Interview met Erin Meyer (Netflix)
Guido Stompff (Design Thinking)
Francesca Gino (Rebel Talent)
Matthew Syed (Diversiteit)
