Beter samenwerken? Maak eerst je persoonlijke gebruiksaanwijzing

Beter samenwerken? Maak eerst je persoonlijke gebruiksaanwijzing 

Samenwerken, je ontkomt er niet aan. Sommigen vinden het geweldig, andere gruwelen ervan. Hoe dan ook, voor 85% van je werktijd ben je met anderen bezig dus het is belangrijk dat je goed kunt samenwerken.

Het boek Teaming staat op de Longlist van Managementboek van het Jaar 2023!

Zelf houd ik van samenwerken maar ik weet inmiddels ook welke gebruiksaanwijzing daarvoor geldt. En dat is precies waar dit artikel over gaat. Ik neem je mee naar de praktijk van de afgelopen jaren waarin we teams hebben begeleid om goed samen te werken aan het realiseren van doelstellingen. Mensen en teams hebben zich snel aangepast aan thuiswerken, hybride werken en aan de nieuwe realiteit van teams: we zitten steeds vaker in meerdere teams tegelijkertijd. Daarom leggen we uit wat een goede eerste stap is voor teams: een persoonlijke gebruiksaanwijzing. 

Het idee is even simpel als doeltreffend: elk teamlid omschrijft hoe hij/zij het liefst werkt, waar hij energie van krijgt, wat hij bijdraagt aan het team en wat hij nodig heeft.

Op die manier kun je maatwerk bieden aan teamleden, inclusie versterken en de diversiteit in je team veel beter benutten. Elk teamlid leert naar zichzelf te kijken. Je ontdekt overeenkomsten binnen het team maar ook waarin je verschilt van elkaar.

Een teamleider kan met deze kennis nu focussen op het weghalen van obstakels zodat teamleden hun werk goed (of nog beter!) kunnen doen. En zodat het team haar teamdoelen sneller kan realiseren. De leercurves van teamleden en team worden versneld.

Dit is een goede basis voor de volgende stap waarbij je teamafspraken maakt in de wetenschap wat teamleden nodig hebben om te floreren en wat je als team sterker maakt.

In deze blog (versie 1 21-10-21, versie 2, 31-10-22) leer je hoe je stap 1 – het maken van je persoonlijke gebruiksaanwijzing –  kunt aanpakken. Dat doen we heel simpel: ik vul hem zelf even in. Dan heb je een voorbeeld.

Stap 1: Maak en bespreek je persoonlijke gebruiksaanwijzing

Vul je Persoonlijke Gebruiksaanwijzing in (uit het boek Teaming)

1. Zo werk ik het liefste

Het begint ermee dat je even nadenkt hoe je het liefste werkt. Voor mijzelf varieert dat al naar gelang het type werk. Laat ik er drie momenten uitpikken, die vaak terugkeren:

Nadenken: als ik geconcentreerd wil nadenken, bijvoorbeeld om te schrijven of een analyse te maken, dan is een lege werktafel in een rustige ruimte voldoende.

Een espresso erbij, mijn notitieschrift en ik kan aan de slag, soms met laptop, soms zonder. Soms met muziek, soms zonder.

Uitwerken: als ik iets moet uitwerken, bijvoorbeeld een presentatie of de finishing touch aan een blog, dan kan dat ook in een drukke ruimte, zoals een kantoortuin. Meestal heb ik dan muziek (Bon Iver, Milk Carton Kids, Wilco, War on Drugs) op.

En soms werk ik het in een groep uit, op laptop of bij een whiteboard.

Samen aan de slag met mensen in een workshop doe ik het liefste met mensen die er echt zin in hebben. Daar let ik dus op bij samenstellen van de deelnemers. Dat begint met de uitnodiging, die moet helder zijn. Waarom komen we bij elkaar en hoe gaan we aan de slag? Elke sessie is goed en tijdig voorbereid. Dan houd ik ruimte over om te improviseren wanneer dat nodig is.

Kortom, ik weet wat ik nodig heb om lekker te werken in verschillende situaties. Het is nu aan mij om dit te delen met de mensen met wie ik werk. Dan zien we hoe dit past in dit team.

2. Mijn favoriete tijden/dagen om te werken

Dit varieert bij mij, al naar gelang het type werk. Denkwerk bij voorkeur in de ochtend, meetings daarna. Dit voorkomt een gevoel dat ik vaak heb gehad: de hele dag van meeting naar meeting haasten en dan om 15.00 uur nog even mijn ‘echte werk’ doen. Dat werkt niet voor mij. Dus bij voorkeur werk ik in de ochtenden dingen uit en plan ik sessies bij voorkeur in de middag.

• Denken en uitwerken: 08.00-14.00
• Lezen: dat kan ik echt elk moment 🙂
• Zie hier rechts mijn favoriete boek van 2020: Matthew Syeds (Denken als een rebel).
• Belafspraken en Zoom-meetings: bij voorkeur in de middag
• Doortrekken wanneer nodig: altijd
• Woensdagochtend: niet bereikbaar. Die tijd reserveer ik voor lezen en wandelen (alleen of met maatjes Folkert en René).  Lees hier hoe wandelen je kan helpen met iets wat je bezig houdt op je werk).

3. Zo communiceer ik bij voorkeur

• Direct: rechtstreeks én meteen (dus niet via via en na drie maanden).
• Helder: wat simpel is graag simpel houden. Daarom stel ik vaak vragen, dat helpt me om te begrijpen wat je zegt. Nee is ook een antwoord, je hoeft er bij mij niet om heen te draaien.
• Ik denk graag in beelden en gebruik veel visuals in mijn werk.
• Designers Iris Borst en Frederiek van Waes vraag ik dan ook regelmatig om te helpen om een visuele dimensie toe te voegen.
• Zeg wat je bedoelt, draai er niet om heen. Ik kan goed om gaan met mensen die anders denken. Geen probleem. Disagree and commit.
• Voortgang heel gericht bespreken? Dan gebruik ik graag het ‘elke dag 5 minuten format’
  • duim omhoog/omlaag
  • dan de inhoud
  • en tot slot: weten, vinden en doen.
• ‘Eerst een appje, daarna bellen’ bevalt me ook prima. Dan kun je heel gericht bellen. Ik werk graag met voice apps waarop mensen inspreken wat ze bezig houdt en waar ze over willen bellen/Zoomen/afspreken met me. Dat kan ik dan luisteren wanneer het past. En we kunnen het beiden terugluisteren.

4. Manieren waarop ik graag feedback ontvang

• Feedback vraag ik altijd. Bij een workshop vraag ik bijvoorbeeld altijd aan iemand die ik niet ken om me na afloop te vertellen a) wat hem/haar zo aansprak b) hoe het nog beter zou kunnen.
• Feedback ontvang ik namelijk het liefst direct. Na 3 maanden kan ik zelf weinig mee.
• Het liefst zo helder, eerlijk en constructief mogelijk: “Ik heb je stuk gelezen en heb een paar opmerkingen/tips voor je. Die gaan met name over ……
• Of: ‘het idee is interessant maar ik zou het anders uitwerken. Namelijk…..”

5. Wat ik nodig heb

• Mensen! En dan vooral mensen die iets willen. (Willen doen, willen leren).
• Vertrouwen & ruimte om te presteren
• Zoals Amy Edmondson het zegt: “Make it explicit“.

6. Waar ik moeite mee heb of waar ik energie verlies

• Gedoe.
• Mensen die afspraken niet nakomen. Maak dan die afspraak niet.

7. Waar ik energie van krijg

• Samenwerken met mensen die iets willen.
• Mensen! En dan vooral mensen die iets willen, bij voorkeur zelfstartende professionals.
• Ideeën! Nieuwe ideeën maar ook ideeën combineren.
• Moments of impact: van een interview tot een workshop, van een wandeling tot een onverwacht gesprek.
• Buitengewone prestaties: van zorgprofessionals tot topsporters.
• Een werkdag waarop ik lekker aan de slag ben en meters maak! Hier mijn tips hoe je dat kunt doen.

8. Andere dingen over mij

• Vader van Sebas (13), getrouwd met Sheila….
• Haarlem is een heerlijke stad, dichtbij de duinen….
• Als ik als jongetje van 8 nou niet naar Ajax was gegaan met mijn vader en Oom Joop dan had ik nu veel meer vrije tijd gehad..
• Er gaat geen dag voorbij of ik denk aan mijn dravers (Indigo, Zion Font)….
• Lezen: elke zomer lees ik minimaal 1 boekje van Willem Elsschot nog een keer….
• Schrijven (het nieuwste boek is Teaming, samen met Hans van der Loo, lever regelmatig bijdragen aan een Franse sportkrant en blogs)
• Muziek maakt me blij, zorgt voor rust, geeft energie en is onmisbaar (Bon Iver, Neil Young, War on Drugs, Wilco, Milk Carton Kids e.v.a)
• Micha Wertheim vind ik niet alleen de grappigste man van de planeet maar ik bewonder ook zijn vermogen om werelden te verbinden.
• De persoonlijke gebruiksaanwijzing hoorde ik voor het eerst toen Alexander Klöpping erover vertelde (tijdens een lezing). Hij heeft het uit een interview van journalist Adam Bryant (New York Times) met Ivar Kroghrud. Hierin lees je dat het zijn oorsprong deels vindt bij de Noorse marine.

En nu?

Als je persoonlijke gebruiksaanwijzing hebt opgesteld dan is de volgende stap dat je deze met het team bespreekt. Daar gelden simpele regels.

Allereerst gaan we er vanuit dat het een veilige setting betreft. Je luistert naar elkaars persoonlijke gebruiksaanwijzing maar je oordeelt niet. Als begeleider wijs je daar nogmaals op indien een deelnemer dat per ongeluk even vergeet. Dat is belangrijk want deze werkvorm kan juist helpen om introverte mensen hun punt te laten maken. Het is belangrijk dat je van elkaar begrijpt wat de ander nodig heeft om goed te kunnen samenwerken. Ik raad altijd aan om eerst in duo’s de canvassen te bespreken. Degene met wie je je canvas deelt, kan onderaan noteren welke vragen hij voor je heeft na het luisteren. Uiteraard zijn er vele werkvormen geschikt om dit in je team te delen. Ik gebruik graag 1-2-4-all, een van de liberating structures waar we vorig jaar over spraken.

Bij de volgende stap gebruik je de persoonlijke gebruiksaanwijzingen om samen een teamcanvas te maken. Daarin staat precies hoe jullie aan de slag gaan maar ook waarom. Hoe je dat Teamcanvas samen invulling geeft, beschrijven we in een volgende blog.

Tot slot wijs ik je erop dat je het canvas een levend iets is. Houd het bij en pas het ook aan waar je wil. Het belangrijkste is immers dat dit je helpt om beter samen te werken……

Update in september ’22 

De persoonlijke gebruiksaanwijzing is dit jaar verder doorontwikkeld. Zoals je kunt lezen in ons boek Teaming is het nu 1 van de 3 onderdelen van de persoonlijke handleiding (zie hieronder):

1. Mijn achtergrond
2. Mijn persoonlijke gebruiksaanwijzing en
3. Onderhoud en waarschuwingen.

Veel plezier met het maken en delen van je persoonlijke handleiding.

Persoonlijke handleiding (uit het boek Teaming)

Volgende keer stap 2: Van sterke ik naar sterke wij: Teamcanvas

Bij de volgende stap gebruik je de persoonlijke gebruiksaanwijzingen (handleidingen) om samen een teamcanvas te maken.

Daarin staat precies hoe jullie aan de slag gaan maar ook waarom. Hoe je dat Teamcanvas samen invulling geeft, lees je in een volgende blog (via deze link).

Teamcanvas (uit het boek Teaming)

Wil je weten hoe we je kunnen helpen om je (hybride) team een vliegende start te laten maken?

Meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons (klik hier) op voor eendaagse of meerdaagse programma’s die we verzorgen.

Zelf aan de slag met teaming? Lees het boek of volg de online masterclass bij het boek

Teaming – de nieuwe realiteit van samenwerken

Online Masterclass Teaming van Patrick Davidson en Hans van der Loo

Lees ook de coverstory van PW. Magazine met Patrick Davidson

PW – Interview met Patrick Davidson over samenwerken – Persoonlijke gebruiksaanwijzing

Thuiswerken is een blijvertje, hoe vorm je een hybride team?

Een hybride team, wat is dat?

Interview met Amy Edmondson (Teaming, Psychologische veiligheid)

Amy Edmondson – Thinkers50 – interview on teaming – Patrick Davidson – psychological safety Hans van der Loo