Interview met Jeff Sutherland (deel 2): Waarom de helft van Agile-trajecten mislukt

Waarom bijna de helft van Agile mislukt

Interview met Jeff Sutherland over teaming – lees ook deel 1!

Dit is deel 2 van ons interview met Jeff Sutherland, bedenker van Scrum. Deel 1 kun je hier lezen. Denk niet dat Sutherland na het succes van zijn aanpak – wereldwijd – op zijn lauweren rust. We spreken hem op de enige dag in de week dat hij geen les geeft.

“Scrum werkt en levert op veel plaatsen enorme verbeteringen op”, zo begint Sutherland. “Bedrijven als Amazon, Apple, Salesforce, Microsoft en Cisco werken met Scrum of een variant daarop. Er zijn organisaties die alweer aan een derde cyclus bezig zijn en zich continu blijven aanpassen aan een veranderende wereld. Maar het kan altijd beter. Daarom kijk ik altijd wat we zelf ook weer kunnen leren van de praktijk.

Vandaag ben ik weer de hele dag bezig geweest om te begrijpen waarom zo’n beetje de helft van alle Agile projecten (47%) mislukt. Wat dat zo relevant maakt, is dat tweederde van de bedrijven daarachter omvalt. Die zijn dus niet in staat gebleken om zich aan te passen. Dit is serious business.”

Het is Sutherland ten voeten uit: continu bezig met leren en tegelijkertijd heel transparant. Tijdens ons interview via Zoom vraagt hij om zijn scherm te delen. Hij laat ons zien wat hij leert uit de praktijk.

Vier manieren om zelfs Agile te laten mislukken

Gevraagd naar de manieren om een Agile werken of een Scrum-traject te doen mislukken, glimlacht hij. “Dat is een frisse benadering: wat moet je wel niet doen om het te laten mislukken, zo’n simpele en effectieve methode? Nou in de praktijk zie je een paar terugkerende problemen. Als je je best wil doen om het toch te laten mislukken dan moet je vier zaken echt verpesten.”

Ouderwets leiderschap

“Als eerste noem ik leiderschap. Als leiders nog ouderwets denken en handelen dan heeft Scrum geen enkel nut. Leiderschap moet ervoor zorgen dat Scrum-teams in een bubbel kunnen werken. In die bubbel kunnen ze vervolgens gericht aan de slag en samen leveren wat nodig is.

Leiders die denken dat alles in detail te plannen en te controleren is, beperken hun mensen. Je kunt niet alles weten vooraf. En bovendien moet je in alle onzekerheid ook nog eens een eerste stap zetten want anders gebeurt er niets. Je moet je instellen op hindernissen en als leider neem je die weg. Het liefst vooraf en anders meteen zodra het team het meldt.”

“Je kunt vooraf niet alles weten maar je moet wel een eerste stap zetten”

Energie verspillen

Vergeet de waarde voor de klant niet uit het oog, zo betoogt Sutherland. “Kijk goed waar de energie zit. Bij de mislukte trajecten zagen we dat zo’n 30% van het werk geen enkele waarde had voor de eindklant. Dat noemen we dark work. Uit onderzoek over 500.000 projecten bleek dat ook nog eens zo’n 45% functionaliteiten betreft die de eindklant niet of nauwelijks gebruikt. Opgeteld heb je dan 75% van je tijd besteed aan nutteloos werk. Recent zag ik bij een grote ICT-organisatie dat ze veel capaciteit gereserveerd hadden om platformen te ondersteunen die geen klant meer gebruikte. Die mensen kun je dan ofwel inzetten of laten gaan. Zo’n besparing kan het verschil maken tussen overleven of niet. Verspilde energie is niet alleen zonde maar kan dus ook grote gevolgen hebben. Het mooie aan Lean-denken, waar Scrum uit voortkomt, is dat verspilling daar echt als een misdaad wordt beschouwd. Zo kun je ook naar energie kijken.”

“Energieverspilling kun je zien als een misdaad”

Gebrek aan discipline

“Scrum is gebaseerd op commitment van een groep mensen om een bepaalde hoeveelheid werk op een bepaald moment op te leveren. Dat kan iets uitlopen of iets sneller gaan maar als team lever je. Het is wel cruciaal dat je je dan aan de aanpak houdt. Je kunt niet cherry picken uit de aanpak, het is een integrale benadering.” 

Deelnemen aan meerdere teams

“We hebben data over 60.000 teams en daaruit blijkt dat iemand die in meer dan 1 Scrum-team actief is, zo’n 50% minder productief is. Dat komt door ‘switching costs’. In Scrum is het de bedoeling dat je maar naar 1 dagelijkse meeting hoeft en verder gewoon je werk kunt doen. Ik werk zelf nog steeds zo. Noah Sarucia is mijn product owner en zij bepaalt waar ik mijn tijd aan besteed. Mijn tijd en energie is beperkt, werk is er genoeg! Op deze manier voorkomen we dat ik van meeting naar meeting ga en ook nog eens het gevoel heb dat ik niet aan mijn werk toekom.”

“Je kunt niet cherry picken bij een integrale benadering”

Nieuwe missie: onzin bestrijden

Het nieuwe boek over teaming

Voor Sutherland staat het leveren aan de klant dus centraal. Op tijd en binnen budget. “Uit al die onderzoeken zien we dat 50% van de agile teams te laat levert of over budget gaat. En 8% levert helemaal niet. Daar tegenover staat 42% die op tijd levert, naar tevredenheid van de klant. Dat is veel hoger dan de 26% die de traditionele aanpak oplevert. Dus Scrum werkt, maar je kunt je voorstellen dat ik bezig ben om die 58% te begrijpen en terug te brengen naar 0. Die 58% noem ik niet voor niets ‘Agile Bullshit’…..

Goede intenties, zoals willen werken met Scrum, zijn mooi maar het is niet meer dan een beginnetje. Het gaat er niet alleen om dat je iets wil bereiken maar ook dat je het daadwerkelijk bereikt. Neem de zorg. Als je zelf in het ziekenhuis ligt, dan vind je de goede intenties van een verpleegster toch lang niet zo belangrijk als het daadwerkelijk helpen van een patiënt?”

Reteaming

De laatste jaren zijn veel bekende modellen over teams achterhaald of ontkracht (stabiele teams die zich in vijf fasen ontwikkelen). Nieuwe concepten zoals teaming (‘teamwork on the fly’) volgt Sutherland op de voet. “Voor Scrum-teams geldt dat goede teams snel kunnen starten. Maar ook dat ze nog beter zullen presteren als ze stabiel zijn. Werk is er voldoende dus zodra het team een Scrum heeft afgerond dan kan een volgende Scrum starten. Het werk komt dus naar het team.”

Ook de overtreffende trap: dynamic reteaming (het regelmatig veranderen van de teamsamenstelling) vindt Sutherland interessant. “Dat is echt weggelegd voor de elite, naar mijn mening. Ik zie reteaming meer als een Spoed-team waarbij je snel de beste mensen verzamelt om samen een urgent probleem op te lossen. Natuurlijk werken spoed-teams met scrum want dat is het snelste en het beste.”

Best practices

Een favoriete best practice van Sutherland komt uit het Nederlandse onderwijs: eduScrum

“Een van mijn favoriete best practices van Scrum bevindt zich in Nederland. Dat betreft Eduscrum, wat mij betreft het beste voorbeeld van denken en doen vanuit Scrum binnen het onderwijs. Veel universiteiten hebben Scrum omarmd maar ik vind het vaak niet meer dan nuttig. Ze gebruiken het dan voor projecten en om mensen erbij te betrekken.

Bij Eduscrum doen ze het echt zoals het hoort. Daar wordt Scrum ook toegepast in het onderwijs zelf, in het primaire proces. Daar is de leraar de product owner en voeren de leerlingen de opdrachten uit vanuit de backlog. Het enthousiasme van de deelnemers is ongekend. Ze scoren zo’n 20% hoger gemiddeld en zijn zes weken sneller klaar. En dat is het allerbelangrijkste natuurlijk. Scrum is er om een prestatie te leveren.”

Bij Eduscrum gaan leren, plezier en presteren hand in hand, zo betoogt Sutherland. “Studenten die daar afzwaaien zijn gewild en zullen niet zomaar voor een organisatie kiezen. Dus de lat gaat omhoog in de hele keten.”

“Leerlingen scoren 20% hoger en zijn zes weken eerder klaar”

Wat is je volgende doel voor Scrum?

“Als Elon Musk erin slaagt om ons naar Mars te brengen, dan moet ik zorgen dat daar wel met Scrum kunnen werken”, zo vertelt Sutherland lachend. Elon Musk zelf kun je niet kopiëren maar toch denkt Sutherland dat Tesla slimmer kan werken. “Ik geloof niet in 80 uur per week werken.

De uitdaging voor Tesla is om in 40 uur tweemaal zoveel voor elkaar te krijgen. En dan gewoon normalere werktijden hanteren.” Zo is de ondertitel van het boek “Tweemaal zoveel doen in de helft van de tijd” ook bedoeld”, zegt Sutherland. “Het leuke is dat mensen daar nu hun eigen variant op maken. Van de mensen bij Toyota kreeg ik als tip om voortaan te spreken over “Twice the value at half the cost.” Zo leer je continu.” Wellicht dat de Toyota-variant juist in crisistijd het verschil maken.”

Takeways van het interview met Jeff Sutherland:

Wendbaarheid

Wendbaar werken (‘agile’) is noodzakelijk om in te kunnen spelen op een complexe en snel veranderende omgeving.

Er zit nog rek in teams

Binnen Scrum gaat het erom dat teams snel op stoom zijn om via gestroomlijnde samenwerking resultaten te leveren. Voor veel teams geldt dat ze nog veel beter kunnen. Uit onderzoek blijkt wat de best presterende teams anders doen en laten.

Verspil geen energie

In Agile/Scrum zit leren ingebakken, net als bij Lean. Waar Lean verspilling van tijd, materialen en geld wil terugbrengen, daar houdt Sutherland een pleidooi om energie evenmin te verspillen. Het kan altijd beter volgens Sutherland.

De vier manieren om zelfs Agile te laten mislukken

Daarbij noemde hij vier oorzaken die Agile/Scrum doen mislukken: ouderwets leiderschap, verspilling van energie, gebrek aan discipline en tot slot afwijken van het basisprincipe dat je mensen niet laat deelnemen aan meer dan één team…..[EINDE]

Over de geschiedenis van Agile en Scrum

Vraag Sutherland naar de oorsprong van Agile en Scrum (‘een manier om agile te werken’) en je ziet meteen hoe succesvolle concepten met elkaar verbonden zijn. Te beginnen met Lean: “In 1986 was er een HBR-artikel van Hirotaka Takeuchi over Lean. De intensieve manier van samenwerken deed Takeuchi denken aan een rugbyteam, waar je samen, meter voor meter, vooruitgang boekt. Daar kwam de rugbyterm Scrum vandaan. Bij Lean is het belangrijk dat je leert zodat je continu verbetert. En zodat je verspilling tegengaat.”

Waar Lean procesgedreven is, speelt binnen Agile, en dus binnen Scrum, de klant een sleutelrol, zo stelt Sutherland. “Als je de klant toevoegt aan Lean dan kom je in de buurt van Agile werken.” In het Agile Manifesto uit 2001, mede opgesteld door Sutherland, draait het om vier waarden:

• Mensen en hun onderlinge interactie verkiezen we boven processen en hulpmiddelen
• Werkende resultaten* gaan boven allesomvattende documentatie. * Oorspronkelijk stond er software i.p.v. resultaten.
• Samenwerking met de klant gaat boven contractonderhandelingen
• Inspelen op verandering boven het volgen van een plan.

“Waar Lean vooral heel populair was onder bedrijven die hardware ontwikkelden, wilden wij een methodiek ontwikkelen voor bedrijven die met software bezig waren. Binnen Agile werken is Scrum een populaire aanpak. In eerste instantie bij softwarebedrijven zoals Microsoft en Salesforce maar later ook bij instanties als het Amerikaanse leger. En nu weten we dat het in elke organisatie kan werken”, aldus Sutherland.

“Als je de klant toevoegt aan Lean dan kom je in de buurt van Agile werken.”

Meer lezen over Jeff Sutherland? Lees deel 1

Interview met Jeff Sutherland over teaming (Deel 1)

Scrum, het boek van Jeff Sutherland

Over Patrick Davidson

Patrick Davidson is oprichter van betterday, een vernieuwend adviesbureau dat opdrachtgevers, zoals Heineken, Vodafone, Stedin en De Nederlandsche Bank, helpt bij vraagstukken als het ontwikkelen van een toekomstvisie, het vertalen van visie en strategie naar gerichte actie en het ontwikkelen van positieve teams. Zijn volgende boek gaat over teaming (“teamwork on the fly”).

Waarom dit interview?

Het nieuwe boek over teaming

We interviewden voor ons volgende boek over teaming nog meer vernieuwende denkers, zoals Guido Stompff (Design Thinking), Rini van Solingen (Agile) en Willy Wijnands (eduScrum). Verder interviewden we performance coaches uit de topsport (Marijn Beuker van voetbalclub AZ, Armand Salomons van Feyenoord Basketbal, Damian Hughes van het Schotse Rugby Team, Marc Lammers, voormalig bondscoach van het Nederlands Dameshockeyteam e.v.a.). En natuurlijk interviewden we de grand old lady van teamcoaching Marijke Lingsma. De interviews waren een belangrijke inspiratiebron voorvolgende boek Teaming, de nieuwe realiteit van samenwerken dat in 2022 verschijnt bij Vakmedianet.

Lees ook onze interviews met…

Interview met Erin Meyer (Netflix)

Guido Stompff (Design Thinking)

Francesca Gino (Rebel Talent)

Matthew Syed over diversiteit in teams

Teaming in het onderwijs – Willy Wijnands – Eduscrum