Hoe krijg je deelnemers wel in een actieve stand?

Ons wordt nogal eens de vraag gesteld of we niet alleen een energiemeting kunnen doen. En of af we willen zien van een activeringssessie. Zo’n sessie zou te veel beslag leggen op de kostbare tijd van medewerkers, zo wordt ons dan verteld. Bovendien zouden managers of teamleiders heel goed in staat zijn om zelf de resultaten aan hun team te presenteren. Wat is hierop ons antwoord?

Energiemetingen zijn niet alleen bedoeld om iets te leren, maar ook om nieuwe energie te tanken en je gedrag aan te passen, bij te stellen of zelfs te veranderen. En dat alles met het oog op beter presteren. Helaas komt daar weinig van terecht bij gangbare presentaties van meetresultaten. Dergelijke presentaties zijn zelden sprankelend of spannend. De deelnemers worden geacht passief te luisteren. Dat leidt zelden tot spectaculaire inzichten, laat staan tot wezenlijke veranderingen. Na afloop worden er nog wat actiepunten en voornemens gemompeld en dan gaat iedereen weer verder met zijn gewone werk. ‘Zo dus niet’, zeiden wij in 2015. Hoe dan wel?

Hoe krijg je deelnemers wél in een actieve stand?

Hoe pas je dit zelf toe in de praktijk? Dat lees je in het boek ‘Teaming’.

Door er allereerst geen presentatie- maar een activeringssessie van te maken. Door deelnemers een stem te geven bij de interpretatie van meetresultaten en door ze zelf verbetervoorstellen te laten bedenken.

We hebben hier inmiddels met honderden teams in uiteenlopende organisaties (profit/non-profit, groot/klein) binnen allerlei (industrie, dienstverlening, zorg, onderwijs, installatie gemeenten, uitvoeringsorganisaties) ervaring opgedaan. En keer op keer met succes.

Dat is geen magie, maar berust op een aantal logische stappen.

Creëer allereerst een veilige en vertrouwde context door de activeringssessie rond een of meerdere teams te organiseren

Per geval zul je moeten nagaan wat de beste optie is: een sessie rond een enkel team te organiseren of meerdere teams bij elkaar voegen (waarbij zij zich tijdens de sessie in sub-teams met elkaar in gesprek kunnen gaan).

Zorg dat de deelnemers voldoende geëquipeerd zijn om de meetresultaten op een goede manier te interpreteren.

De overdracht van kennis kan het beste in de vorm van ‘speednotes’ gebeuren: korte en krachtige presentaties waarin op simpele én doeltreffende manier wordt uitgelegd wat energie is, hoe het werkt en hoe het gemeten wordt. Meteen na de uitleg kunnen deelnemers aan de hand van een aantal cases oefenen met het zelf interpreteren van energiemetingen.

Maak tijdens de activeringssessies een strikt onderscheid

Onderscheid het interpreteren van meetresultaten (‘feedback’) en het bedenken van activiteiten om in de toekomst (’feedforward’) met meer energie en ander gedrag beter te gaan presteren. Dit om te voorkomen dat deelnemers na een vluchtige kijk op de resultaten meteen ‘naar conclusies springen’ en lukraak wat verbetervoorstellen suggereren. In plaats daarvan is het echt belangrijk om eerst een diepgaande analyse en interpretatie van de resultaten te maken. De deelnemers worden dan aangespoord om zich als ‘energiedetectives’ te gedragen: op basis van brokstukken informatie construeren zij een samenhangend beeld van wat er in hun team aan de hand is. Pas als dat gedaan is, gaat iedereen verder met het bedenken van mogelijke oplossingen.

“Geen magie maar een aantal logische stappen”

Maak keuzes

Om deelnemers niet met een overdaad aan informatie het bos in te sturen, is het belangrijk om selectief met de meetgegevens om te gaan. Het volledige rapport van de energiemeting krijgen de deelnemers pas na de activeringssessie te zien. Tijdens de sessie zelf krijgen ze een overzichtelijke ‘onepager’ aangereikt. Daarop vind je de essentie van de meetresultaten.

Activering is niet alleen een kwestie van deelnemers betrekken door het tempo erin te houden (‘speednotes’), activiteiten van elkaar te scheiden (‘feedback’ en ‘feedforward’) en informatie selectief te verstrekken (‘onepager’).

Het is met name ook een kwestie van met elkaar in dialoog gaan over de meetresultaten. Wat ziet men? Had men de resultaten verwacht? Herkent men zichzelf erin? Kan men er praktijkvoorbeelden van geven? De waarde van de meting zit in het gesprek dat men voert en de oplossingen die men zelf bedenkt.

Als de resultaten van de teammeting zijn besproken, ontvangen de deelnemers de individuele energiescores via een mail gestuurd. Dat is misschien wel het meest spannende moment van de activeringssessie: deelnemers die tot dan toe nog betrekkelijk passief waren gebleven, lijken als door een vuurpijl geraakt.

Ineens wil iedereen meer weten over haar of zijn resultaten. Een mooi moment voor deelnemers om je eigen scores in twee- of drietallen te bespreken. En ook een mooi moment voor de trainer van de sessie om mensen in individuele gesprekken nadere informatie of tips te verschaffen.

Maak het concreet

Hoe krijg je deelnemers wel in een actieve stand?

Een activeringssessie zonder concrete acties is niet denkbaar. Daarom staan we op het einde van de sessie geruime tijd stil bij de actiepunten. Let wel: het gaat hier niet om het noemen van obligate punten die de organisatie zou dienen aan te pakken.

Energie begint bij zelfregie. De activering moet vanuit jezelf komen. Daarom geef je eerst aan wat jezelf per direct gaat doen. Vervolgens geef je aan hoe anderen je daarbij gaan helpen. En pas in derde instantie geef je aan wat de organisatie kan doen om jou en het team zo goed mogelijk in hun verbeterpogingen te ondersteunen.

Het kan in korte tijd

Als het op papier staat uitgeschreven, lijkt het een loodzwaar traject. Het tegendeel is waar. We hebben het over een sessie die een dagdeel duurt (uitbreidingen zijn mogelijk, bijv. voor 2-daagsen). Door het hoge tempo en de hoge mate van interactie, de voortdurende wisselingen van activiteiten en de mogelijkheden tot zelfregie ontstaat al gauw een betrokken en energieke sfeer.

Door gebruik te maken van uitnodigende en visueel aantrekkelijke materialen wordt dit effect alleen maar versterkt. En tenslotte drukt de trainer door haar of zijn kundige, maar tegelijkertijd informele stijl een belangrijk stempel op het positieve klimaat dat gaandeweg de sessie ontstaat. Er kan volop gelachen worden. En een enkele keer wordt er zelfs aan het einde van de sessie gedanst. Dat is pure energie!

OVER DE AUTEURS

Werkvuur (2019)

Teaming (2022)

Hans van der Loo en Patrick Davidson zijn de oprichters van betterday en EnergyFinder en auteurs van diverse bestsellers. Hun werk is in zes talen gepubliceerd.

Deze zomer verschijnt het boek Werkvuur waarin je kunt lezen hoe energieke mensen & teams positieve impact maken.

In dat boek beschrijft het duo waarom onze manier van werken niet meer werkt, kijken ze vooruit naar de toekomst van het werk en geven ze je enkele handige tools om je soft skills keihard in te zetten.

MEER WETEN? 

Bel of mail gerust!